Il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili ha predisposto il "Vademecum sull’utilizzo della PEC", elaborato dalla Commissione Tecnologie Informatiche negli Studi e negli Ordini.

Il Vedemecum - si legge nella nota del Consiglio Nazionale Commercialisti - rappresenta una guida pratica sull’utilizzo della PEC, pensata specificatamente per il professionista.

In esso sono descritte le buone pratiche per un utilizzo corretto, e sono evidenziati i comportamenti che possono vanificare la validità della trasmissione o addirittura la sua efficacia probatoria in sede di giudizio.

Al fine poi di trasmettere semplicità schematica, il testo si conclude anche con un "Decalogo di regole" da tenere a mente per utilizzare al meglio la PEC.

Il Decalogo

Le dieci regole indispensabili sono:
1) accertarsi che la configurazione della ricevuta di avvenuta consegna preveda quella “completa”;
2) ricordarsi che l’esito positivo o negativo dell’invio viene comunicato al mittente entro 24 ore;
3) verificare sempre che la propria casella di Pec sia capiente;
4) non eccedere i limiti dimensionali del messaggio e degli allegati, abitualmente pari a 30 megabytes complessivi;
5) non è consentito indicare al registro delle imprese indirizzi Pec diversi da quello specifico, univocamente riferito alla società iscritta (es: non e’ possibile comunicare un proprio indirizzo in qualità di commercialista di fiducia come domicilio digitale di un impresa; non è possibile altresì indicare lo stesso indirizzo in relazione a diverse società);
6) sottoscrivere sempre con firma digitale le istanze e le dichiarazioni presentate via Pec alla pubblica amministrazione. in generale, gli allegati che necessitano di firma, devono essere sottoscritti con firma digitale in quanto la Pec è esclusivamente una modalità di invio e non ha valore di sottoscrizione dei documenti;
7) allegare in giudizio, per dimostrare l’invio o il ricevimento di un documento tramite Pec:
a) la stampa dell'atto notificato in formato pdf con firma digitale, se si tratta di allegato;
b) le ricevute di accettazione e consegna completa della Pec;
c) il certificato di firma digitale del notificante;
d) il certificato di firma del gestore di Pec.
8) adottare sistemi di conservazione a norma delle Pec e degli allegati, evitando la semplice archiviazione dei file su pc e/o la stampa delle ricevute. In particolare:
a. per le Pec inviate: conservare la “ricevuta di consegna completa” formata dal file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio).
b. per le Pec ricevute: conservare la busta di trasporto con il file “postacert.eml” e il file “daticert.xml”.
9) ricordare che la conservazione a norma è necessaria per le Pec con allegati sottoscritti con firma digitale: solo cosi è possibile mantenere il valore legale di scrittura privata degli allegati anche oltre l’eventuale scadenza del certificato di sottoscrizione (quest’ultimo, di norma, non ha durata superiore a tre anni);
10) comunicare tempestivamente eventuali variazioni dell’indirizzo Pec all’ordine di appartenenza: tutte le Pa, comprese l’amministrazione finanziaria e l’autorità giudiziaria, eseguono le proprie notifiche all’indirizzo Ini-Pec del professionista.

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