Libro Unico del lavoroI datori di lavoro privati, con la sola esclusione del datore di lavoro domestico, devono istituire e tenere il Libro unico del lavoro, sul quale devono essere iscritti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi (con o senza progetto) e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo.

Il Libro unico del lavoro ha la funzione essenziale di documentare a ogni singolo lavoratore lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro e agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell'impresa.

Il Libro unico del lavoro è tenuto e conservato, in alternativa, presso:

   1. la sede legale dell'Impresa
   2. lo studio dei consulenti del lavoro o di altro professionista abilitato
   3. i servizi e i centri di assistenza  delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa.

Le modalità di tenuta del Libro unico sono:

   1. elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili, preventivamente numerati in ogni pagina e vidimati dall'INAIL o da soggetti abilitati
   2. a stampa laser, con autorizzazione preventiva dell'INAIL alla stampa e alla generazione della numerazione automatica
   3. modalità informatica su supporti magnetici, a condizione che ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, oppure con sistemi di elaborazione automatica dei dati  che garantiscano la consultabilità dei dati in ogni momento, l'inalterabilità e l'integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche stabilite dal Codice dell'Amministrazione digitale.
      Questa modalità di tenuta è sottratta agli obblighi di vidimazione e autorizzazione dell'INAIL. Prima della messa in uso, deve essere fatta comunicazione scritta alla Direzione provinciale del lavoro.

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Con due note del 7 gennaio 2009 INAIL fornisce alcune precisazioni ulteriori in merito al Libro Unico del lavoro.
Si segnala che entro il 16 gennaio verrà realizzata anche l'unificazione delle procedure comunicazione delle deleghe/tenuta del Libro Unico sul portale dell'Istituto.
I Dirigenti delle Direzioni Provinciali del Lavoro e i singoli ispettori avranno accesso al sistema informatico dell'INAIL per la consultazione dei dati.

Le Istruzioni INAIL del 7 gennaio 2009:

A)
Direzione Centrale Rischi
Ufficio Tariffe
Prot. INAIL.60010.07/01/2009.0000078
Roma, 7 gennaio 2009
Alle Strutture Territoriali

Oggetto: Libro unico del lavoro - Stampa laser - Autorizzazione alle case di software.

Si fa seguito alla nota del 9.12.20081, al fine di fornire prime precisazioni in merito al rilascio dell'autorizzazione preventiva dei tracciati del Libro unico del lavoro da parte della scrivente Direzione.

La richiesta di autorizzazione sui vari tracciati del Libro unico del lavoro elaborati e posti in uso dalle case di software deve essere impostata secondo quanto segue:
- pervenire su documento scansito in formato PDF, con firma in originale del titolare o del legale rappresentante della casa di software
- contenere
. denominazione/ragione sociale della casa di software
.numero di codice fiscale/partita IVA
. numero di iscrizione CCIAA
- il layout deve essere accompagnato, ove i campi siano in bianco, da una legenda che consenta di individuare le singole registrazioni obbligatorie2. Può ritenersi sufficiente anche una dichiarazione che le registrazioni obbligatorie previste3, che non risultano nelle caselle prefincate del tracciato prodotto, verranno poi stampate anche a seconda della tipologia del rapporto di lavoro
- il layout deve contenere tutti i campi necessari ai fini della vidimazione (logo Inail, data e ora di stampa, numero della pagina, Autorizzazione Inail n..... del .......).

Si precisa che qualora vengano inoltrati più layout e vengano richieste più autorizzazioni (una autorizzazione per ogni layout prodotto), detta richiesta deve essere specificata nella domanda.

Si fa, infine, presente che gli Studi di consulenza che elaborano layout del Libro unico del lavoro per i propri assistiti devono rivolgersi alle Sedi territoriali dell'Inail per avere l'autorizzazione all'utilizzo del layout prodotto, secondo le consuete modalità individuate con nota del 10 settembre 2008. La Direzione Centrale Rischi autorizza esclusivamente i layout elaborati dalle case di software.

IL DIRETTORE CENTRALE
f.to - dott. Fernando Giannoni

(1) Nota Direzione Centrale Rischi, Ufficio Tariffe  del 9.12.2008: "Libro unico del lavoro 1)Vidimazione in procedura GRA 2)Datori di lavoro non presenti nella banca dati Inail 3) Stampa laser 4)Numerazione unitaria - procedura telematica".
(2) DL n. 112/2008 convertito, con modificazioni, nella Legge n. 133/2008, art. 39, cc. 1 e 2.
(3) DL n. 112/2008 convertito, con modificazioni, nella Legge n. 133/2008, art. 39, cc. 1 e 2

B)
Direzione Centrale Rischi
Ufficio Tariffe
Prot. INAIL.60010.07/01/2009.0000137
Roma, 7 gennaio 2009
Alle Strutture Centrali e Territoriali

Oggetto: Libro unico del lavoro. Ulteriori disposizioni.

Tenuto conto di quanto rappresentato dal Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche sociali, Direzione Generale per l'attività ispettiva, con la nota prot. n. 26/I/0000102 del 7.01.2008  e ad integrazione di quanto già rappresentato nelle precedenti note, si  precisa quanto segue.

Termine per autorizzare i layout
Il termine per la presentazione delle istanze all'Inail da parte delle case di software per ottenere l'autorizzazione  del layout  che consentirà l'elaborazione del libro unico al 16 febbraio 2009 è fissato al 16 gennaio 2009. Le autorizzazioni potranno essere rilasciate fino al 30 gennaio 2009 esclusivamente per le singole aziende o i singoli professionisti che non utilizzino specifici software e che quindi si recheranno presso le Sedi dell'Istituto.

Autorizzazione layout
Tutte le società di software anche non aderenti ad Assosoftware potranno utilizzare il sito dell'Associazione per adempiere alla trasmissione del layout da autorizzare all'Inail. Gli estremi (numero e data) della autorizzazione preventiva rilasciata alle softwarehouse per i layout del LUL dovranno essere riportati sui singoli fogli del LUL.

Autorizzazione Layout Singoli
Ogni singolo layout conterrà un proprio specifico numero di autorizzazione a seconda che sia unitario (paga + presenze, un solo numero di autorizzazione) o sezionale (un cedolino per paghe e un cedolino per presenze, un numero di autorizzazione per ciascun tracciato).

Numerazione Libro Unico
Trattandosi di un nuovo sistema che prende l'avvio con le retribuzioni del mese di gennaio 2009 (termine di stampa: 16 febbraio 2009) è opportuno che la numerazione dei fogli del LUL, riparta dal numero 1.

Numerazione Unica
Gli estremi (numero e data) della nuova autorizzazione nazionale alla numerazione unitaria devono essere riportati sul cedolino del LUL. In merito verrà studiata una soluzione informatica. Nel frattempo provvederà all'inserimento degli estremi stessi sui fogli del LUL, in fase di stampa, l'utente finale.

Procedura unificata per la comunicazione delle deleghe alla elaborazione del LUL (Inail entro 30 giorni) con quelle per la tenuta (DPL preventivamente)
L'unificazione delle procedure - tenendo ben distinti i due obblighi - sarà attivata sul portale Inail, implementando la procedura già in essere dal 12 dicembre 2008 entro e non oltre il 16 gennaio 2009. Il termine per adempiere all'obbligo sarà fatto slittare al 31 gennaio 2009. Saranno in ogni caso ritenute valide le comunicazioni già pervenute direttamente alla DPL territorialmente competente. L'INAIL garantirà l'accesso al sistema informatico ai singoli ispettori del lavoro e ai dirigenti delle Direzioni provinciali del lavoro.

Sequenzialità numerica in caso di pluralità di autorizzazioni
Nei casi in cui è consentito ottenere, da parte dei soggetti abilitati, una pluralità di autorizzazioni alla numerazione unitaria, ciascun LUL partirà dal numero 1 e garantirà al suo interno la propria sequenzialità numerica.
Tuttavia, al fine di prevenire abusi, fermo restando l'obbligo di indicazione degli estremi dell'autorizzazione in ciascun foglio del relativo LUL, l'INAIL garantirà a tutto il personale ispettivo l'accesso al sistema informatico che consenta di acquisire notizia immediatamente riguardo ai numeri di autorizzazione rilasciati a ciascun soggetto e le causali del rilascio in tutti i casi di pluralità di autorizzazioni.

IL DIRETTORE CENTRALE
(Dott. Fernando GIANNONI)
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